24 Aug 2021

Faire des factures : la meilleure méthode

Si vous rédigez une facture, un élément important est le respect de la législation et de la réglementation en matière de TVA. Une facture doit contenir une série de mentions obligatoires et la TVA doit être calculée correctement. La langue de la facture est obligatoirement celle de la siège sociale. Une copie traduite fait service d’information volontaire.

En tant qu'entreprise, vous pouvez aller plus loin : vous savez vous faciliter le travail, éviter des fautes de paiement et peut-être générer un chiffre d'affaires supplémentaire. Même le client peut en profiter.

Les éléments obligatoires d'une facture sont les suivants :

la mention ‘facture’
l'identification du fournisseur (nom, adresse complète du siège social et au choix le siège administratif concerné, forme juridique ou nature de la personne morale, le numéro de TVA – attention, indiquer le code pays, BE même en Belgique)
l'identification du client acheteur (nom, adresse du siège social et si différent; de facturation, forme juridique ou nature de la personne morale, le numéro de TVA (pour professionnel) – attention, indiquer le code pays, BE même en Belgique)
la date de la facture
la date de la livraison si différant de la date de facturation
le numéro unique par facture, basé sur une séquence chronologique et continue, sans interruption
l’identification usuelle des biens livrés et services fournis qui permettent de constater la nature de l’opération avec leur quantité avec prix unitaire
par taux de TVA ou exemption de TVA, la base d’imposition sans TVA et escomptes, rabais, ristournes éventuels doivent apparaitre sur la facture, obligatoirement en euro
le montant total de la facture sans TVA, obligatoirement en euro
le montant total de la TVA, obligatoirement aussi en euro, même si la facture utilise d’autres monnaies
le montant total de la facture, TVA comprise
les mots "registre des personnes morales" ou "RPR" en abrégé, suivis de la mention du siège du tribunal de la juridiction dans laquelle votre société a son siège.
en cas d’exonération la raison légale avec la référence à la directive ou à la disposition nationale en vigueur
1. " autoliquidation" si la TVA est à acquitter par le cocontractant
2. " facture émise par le client " en cas d'autofacturation
3. "exonération de TVA suivant l’article 44 du code TVA belge" si l'opération est exempte de TVA comme les entreprises du secteur socioculturel, financier ou médical
4. mentionner l’exception par les entreprises non soumises par un régime particulier de franchise des petites entreprises
5. ʺAutoliquidation Art 39 bis – livraison intracommunautaireʺ pour livraison de biens et ʺAutoliquidation Art 21 § 2 du code TVA Belgeʺ pour les prestations intracommunautaires
6. des mentions spécifiques imposées par la législation par exemple pour vente d'objets d'art, antiquités, véhicules motorisés, agences de voyages, biens utilisés ….
le délai de règlement du paiement de la facture, la date d’échéance et les coordonnées du compte bancaire en format IBAN et BIC.

Les conditions générales de vente au verso ou en annexe, non impératif mais recommandé. Notez qu'elles ne s'appliquent que si le client a reçu une copie au préalable. Les conditions générales uniquement jointes à la facture ne seront rarement acceptées en cas de litige.

Votre facture doit être établie au plus tard le 15e jour du mois consécutif à celui au cours duquel le fait taxable a eu lieu ou au cours duquel un acompte a été perçu.

MISE EN PAGE DE LA FACTURE

Avec quelques modifications simples, vous pouvez transformer votre facture en un document efficace que votre client comprendra en un coup d'œil.

DATE D'ÉCHÉANCE DE LA FACTURE ET DÉLAI DE PAIEMENT

La date d'expiration de la facture ou la date de paiement final est une indication non obligatoire mais très utile. Si, par exemple, le délai de paiement de la facture pour ce client est de "14 jours", indiquez une date de paiement explicite en haut de la facture. Ne travaillez pas avec la description "paiement dans les 14 jours", mais précisez immédiatement le jour, par exemple Date d'échéance : 21/03/2021. De cette façon, il n'y aura pas de malentendu sur la date du paiement final.

FAIRE RESSORTIR LE MONTANT À PAYER

Veillez à ce que le client ne commette pas d'erreur lorsqu'il lit les lignes de facture : par exemple, ne mettez pas davantage l'accent sur le montant de la TVA que sur le montant total TTC. Veillez plutôt à ce que ce montant total soit mis en évidence en utilisant une présentation distincte, par exemple une police plus grande, en gras, en couleur ou une combinaison de ces moyens. Ainsi, le client voit immédiatement le montant qu'il doit payer.

NE CACHEZ PAS VOTRE NUMÉRO DE COMPTE

Sur certaines factures, il faut rechercher le numéro de compte à utiliser pour le paiement. Cela n'aide pas du tout! La recherche d'un numéro de compte et la mauvaise lisibilité sont souvent une source de frustration. Ne cachez donc pas ce numéro au bas d'une page ou parmi d'autres petites entrées de texte. Il est préférable d'indiquer le numéro de compte en haut de la page avec les coordonnées de la société dans une zone facile à lire.

... ET AFFICHER LES INFORMATIONS RELATIVES AU PAIEMENT

Indiquez clairement comment le client doit se référer à cette facture lors du paiement. Montrez explicitement la communication structurée ou indiquez clairement la référence à utiliser. Ne faites pas simplement référence au "numéro de la facture", mais utilisez l'intégralité du numéro de votre facture dans la référence. Cela réduit le risque d'erreurs.

UTILISER UNE POLICE DE CARACTÈRES LISIBLE

Une police qui donne l'impression d'avoir été écrite à la main peut être agréable, mais ne transformez pas votre facture en une calligraphie qui réduit la lisibilité. Choisissez une police qui correspond au style de votre entreprise, mais veillez à ce qu'elle soit facile à lire.

LES PETITS CARACTÈRES NE DOIVENT PAS ÊTRE LITTÉRALEMENT PETITS

L'importance des conditions générales (de vente) ne peut être sous-estimée. Il est obligatoire de les communiquer au client professionnel qui en fait la demande. Pour les ventes au particuliers le vendeur est obligé de les transmettre au client avant de conclure la vente.

On appelle les conditions générales de vente souvent "les petits caractères", mais ne le prenez pas au sens strict. Veillez à ce que ces conditions soient clairement lisibles. Si le texte est trop long pour le dos d’une facture, par exemple, il vaut mieux utiliser une annexe en taille réelle.

UTILISEZ VOTRE LOGO

Les factures envoyées par la poste ou imprimées chez le client finissent généralement parmi d'autres documents. Veillez à ce qu'à chaque fois que votre client parcourt la pile ou manipule des papiers, votre logo ressorte clairement. Cela renforcera votre image mais surtout lui rappellera le paiement à effectuer.

INCITER AU PAIEMENT

Les factures doivent bien sûr être payées. Traditionnellement, chaque facture contient un numéro de compte que le client peut payer par virement bancaire par l'intermédiaire de son environnement bancaire en ligne. Chaque paiement par le client nécessite deux actions : le transfert par le client et l'enregistrement avec le traitement administratif par vous et/ou votre comptable. Le paiement en ligne est recommandé tant pour le client que pour votre traitement ultérieur.

EFFECTUER LE PAIEMENT RAPIDEMENT ET CORRECTEMENT : MOINS DE FACTURES IMPAYÉES

Le client peut payer de différentes manières, de la plus simple à la plus avancée technologiquement. Quelle que soit l'option que vous préférez, gardez à l'esprit la règle d'or : la simplicité attire. Si le paiement est facile pour le client, il paiera la facture plus rapidement et vous aurez moins de factures impayées.

Référence de paiement avec numéro de facture ou autre message : il s'agit de la forme la plus simple de référence de paiement, mais elle est sensible aux erreurs humaines (de frappe).
Paiement par message structuré : cela facilite grandement le suivi des paiements dans de nombreux cas.
Paiement par bouton de paiement en ligne : si vous envoyez la facture par voie numérique, vous pouvez ajouter un simple bouton de paiement à la facture ou au courriel qui permet au client de payer immédiatement en ligne (via un environnement sécurisé). De plus, le risque d'erreur est nul puisque ces données sont enregistrées à l'avance.
Paiement par code QR : vous pouvez ajouter un code QR à la facture envoyée par la poste. Cela permet également au client de payer facilement avec son smartphone. Ici aussi, le risque d'erreur est nul car les données et les références ont été enregistrées au préalable.

TRAITER FACILEMENT LES PAIEMENTS ENTRANTS

Avec le paiement en ligne par le client, le traitement des versements est très simple pour l'entrepreneur. Le système de paiement lié à votre programme de facturation enregistre les payements en temps réel et règle automatiquement la facture. Pour ce service, les prestataires de services de paiement facturent souvent un petit coût supplémentaire par transaction. Ce coût est compensé par un gain de temps important dans le recoupement des paiements.

Voulez-vous éviter ce coût de toute façon ? Utilisez alors une communication structurée. De cette façon, le paiement sera également traité automatiquement.

LE SUIVI DE LA FACTURATION

Tous les clients ne paient pas à temps. C'est pourquoi il est important de suivre correctement le statut de toutes les factures. Avec peu de temps, vous pouvez tout de même maintenir facilement une bonne vue d'ensemble.

UTILISER DES LISTES INFORMATIVES ET CLAIRES

Tout commence par une bonne vue d'ensemble. Utilisez des indicateurs visuels dans les listes de synthèse afin de faire ressortir immédiatement les factures à préparer. Il en va de même pour les listes de factures en souffrance. Travaillez avec des couleurs, des codes et des colonnes qui vous donnent immédiatement les informations essentielles sans que vous ayez à ouvrir les factures individuelles pour voir, par exemple, la date de leur envoi ou si elles ont été payées.

TRAVAILLER AVEC DES RAPPELS DE PAIEMENT AUTOMATIQUES

Si vous travaillez déjà avec un programme de facturation, vous pouvez probablement l'utiliser pour les rappels de paiement automatiques. Vous configurez la routine une fois pour toutes, après quoi le système enverra des rappels aux clients. Il est préférable de mettre en place une cascade de rappels, par exemple un premier rappel 2 jours après la date d'échéance, un second après 7 jours, etc. Il est pratique de pouvoir interrompre cette série pour un client avec lequel vous êtes déjà en train de discuter des modalités de paiement.

PENSEZ AUX FRAIS DE RAPPEL

Avant d'envoyer des rappels, pensez aux coûts éventuels que les rappels ou les lettres de mise en demeure pourraient entraîner. Considérez la compensation appropriée, les intérêts éventuels, les délais impliqués, etc.

TRAITEMENT COMPTABLE

Peu d'entrepreneurs gèrent leur propre comptabilité. Un comptable externe fait souvent partie de l'histoire de l'entreprise, une collaboration qui, de préférence, se déroule de manière aussi fluide et efficace que possible. Il n'est plus de ce temps d'apporter des dossiers pleins de papiers chez le comptable. Utilisez au maximum les possibilités de courrier, de numérisation et de traitement automatique.

FACTURE NUMÉRIQUE = E-FACTURE ?

Les termes "facture électronique" et "e-facture" ne couvrent pas la même chose. Une facture électronique est identique à une facture papier, mais elle est enregistrée électroniquement sous forme de fichier PDF. Les factures électroniques peuvent être envoyées par courriel. Un format couramment utilisé est le format UBL (Universal Business Language). Une telle facture est parfois appelée "facture UBL". Les logiciels de comptabilité peuvent lire et traiter automatiquement ces factures. Plus de transcription manuelle, plus de saisie supplémentaire par le gestionnaire du dossier, ce qui évite les erreurs et réduit les coûts comptables.

Une e-facture nécessite des formats très spécifiques et spécialisés par exemple par secteur économique. Elles sont produites par des progiciels spécialisés.

La facturation électronique ne peut être utilisée qu’en cas d’accord entre le client et le fournisseur.

LA FACTURE ÉLECTRONIQUE POUR VOS CLIENTS

Facturez-vous souvent à d'autres entrepreneurs ? Alors, facilitez aussi leur administration. Un bon logiciel de facturation génère à la fois un fichier PDF et un fichier UBL à partir de votre facture. Vous pouvez facilement envoyer les deux à votre client dans le même e-mail. Pour lui, votre facture de vente devient une facture d'achat. Ces informations peuvent être transmises directement à son comptable, ce qui évite toute saisie manuelle. Un petit effort qui vous fait gagner du temps et un service précieux pour votre client.